Kanun ve mevzuatlara göre tutulması zorunlu olan defterlerin (Defter-i Kebir ve Yevmiye Defteri), elektronik ortamda oluşturulmasını, kaydedilmesini ve
ibraz edilmesini sağlayan sistemin genel adıdır.
Genel Tebliğ düzenlemelerine göre oluşturulan dosyaların, e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve beratının alınması gerekmektedir.
Baskı maliyeti yoktur.
Onaylama maliyeti yoktur.
Saklama maliyeti yoktur.
Denetimler elektronik ortamda hızlı ve kolaylıkla yapılır.
Yurtiçi / yurtdışı, iç ve dış denetimlerinde ortak bir format ve standart sağlar.
Kamu ve özel sektörden talep edilebilecek bilgi ve raporlama ibrazlarında kolaylık sağlar.
Defterlerin elektronik olarak saklanması ile istenildiği zaman kolaylıkla erişim sağlanır.
Kağıt ortamda oluşturulan defterleri (Defter-i Kebir, Yevmiye Defteri) elektronik ortama taşıyarak, kâğıt yapımı için kesilen ağaç sayısını azaltır ve çevreyi korur.
e-dünya, teknik yeterliliğe sahip bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-defter uygulamasına kayıtlı mükellefler ile kayıt olmak isteyen kullanıcılara, e-defter hizmeti sunmaktadır.
e-dünya, e-defter platform bağımsız uygulama hizmeti ile; e-defterleri ve onaylı beratları güvenli bir şekilde saklama, standart Xslt şablonlarıyla istenildiği zaman görüntüleme, denetim sırasında her türlü veriye güvenli ve kolay ulaşım imkanı sağlamaktadır.
e-dünya e-defter hizmetinde;
işlemleri elektronik ortamda hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir.
e-defter işlemlerinizi e-dünya web portalimizi kullanarak veya web servisler aracılığı ile gerçekleştirebilirsiniz.
e-dünya, e-defter platform bağımsız uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinde kullanmak isteyen kullanıcılara doğrudan entegrasyon danışmanlık hizmeti de sağlamaktadır.
e-defter ile ilgili daha detaylı bilgiye sahip olmak için tıklayınız.
GİB tarafından belirlenen ve elektronik olarak oluşturulup saklanabilecek defterler; Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebirdir.
Gelir İdaresi Başkanlığı; 19.10.2019 tarihinde Elektronik belgeleri düzenleyen 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ni Resmi Gazete’de yayınlamıştır. Bu doğrultuda;
Ayrıntılı Bilgi İçin:
https://www.gib.gov.tr/sites/default/files/fileadmin/mevzuatek/vukteb509.pdf
https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/509_s.VUK_GT_Kapsaminda_Uygulamalara_Gecis_Takvimi_Tablosu_(3).pdf
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun elektronik defterlere ilişkin temel bilgileri içeren, defterin sahibi mükellef firma ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Berat dosyasında, hazırlanan e-defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer almaktadır. Berat dosyaları defter içerisindeki yevmiye ve kebir satırlarını içermez.
Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.
Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.” hükmü bulunmaktadır.
e-defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.
e-defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. Mali Mühür ile mühürlenmiş e-defter dosyası mutlaka beratı ile birlikte muhafaza edilmelidir.
e-İmza kişiye verilmekte olup, kişinin ıslak imzasına karşılık gelmektedir. Mali mühür ise firmaya verilir, firma yetkilisi taahhüdü ile firma için oluşturulmuştur.
Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan araçtır.
Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-defter uygulamasına yüklenememesi durumunda,
bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmelidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur. e-dünya sistemi tüm berat dosyalarını varsayılan olarak
zaman damgalı olarak oluşturmaktadır. e-dünya ile çalışırken ayrıca zaman damgası satın alınmasına gerek yoktur. Belgelerinizde e-dünya ’nun zaman damgası kullanılacaktır. GİB sisteminde
oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından
zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir.
1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-defter uygulamasının ön koşullarından olan e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-defter uygulamasından yararlanılabilir.
Hayır. Firmalar e-defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Başvurunun ardından firmalar, e-dünya uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.